Verwerkersovereenkomst
Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en regelt wat wij als verwerker mogen doen met de persoonsgegevens die jij in Kantex zet.
Laatst bijgewerkt op
Nog niet definitief. De volgende gegevens moeten nog worden ingevuld voordat deze pagina juridisch bruikbaar is: vestigingsadres, KvK-nummer, btw-nummer. Laat de tekst daarnaast door een jurist nakijken.
1. Rollen
Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je in Kantex invoert: je klanten, je medewerkers en je transacties. Wij zijn verwerker. Dat betekent dat we die gegevens alleen gebruiken om de dienst aan jou te leveren, en nooit voor eigen doelen.
2. Wat we verwerken
| Betrokkenen | Gegevens |
|---|---|
| Je klanten | Naam, adres, e-mail, telefoon, KvK- en btw-nummer, orderhistorie |
| Je medewerkers | Naam, personeelsnummer, rol, inlogcode, gewerkte kassadiensten |
| Transacties | Bonnen, orders, facturen, betaalwijze, kassaverschillen |
| Loyaliteit | Spaarsaldo, pasnummer, aankoopgeschiedenis (indien je dat gebruikt) |
Kantex is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens. Zet je die er toch in, dan is dat je eigen keuze en je eigen verantwoordelijkheid.
3. Instructies
We verwerken uitsluitend volgens jouw instructies en volgens deze overeenkomst. Verplicht de wet ons tot iets anders, dan laten we je dat weten voor zover dat mag.
4. Beveiliging
We nemen in elk geval deze maatregelen:
- Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS) en in rust
- Toegang per rol, elke medewerker een eigen account, geen gedeelde wachtwoorden
- Inloggen zonder wachtwoord via een eenmalige code per e-mail
- Auditlog van elke wijziging: wie, wat, wanneer, oude en nieuwe waarde
- Scheiding van gegevens per organisatie, met geautomatiseerde tests daarop
- Dagelijkse back-ups met een vastgelegde hersteltest
- Toegang tot productiegegevens alleen voor support of beheer, en gelogd
5. Subverwerkers
We schakelen andere partijen in voor hosting, e-mailverzending, betalingsverwerking (Adyen) en foutmeldingen. Met elk van die partijen sluiten we een overeenkomst met minstens dezelfde verplichtingen als deze. Een actuele lijst vraag je op via privacy@kantex.nl. Vervangen we een subverwerker, dan melden we dat vooraf en kun je bezwaar maken.
6. Doorgifte buiten de EU
Je gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. Zou doorgifte naar buiten de EU nodig worden, dan gebeurt dat alleen met een geldige grondslag zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en melden we het vooraf.
7. Datalekken
Bij een datalek dat jouw gegevens raakt informeren we je zonder onnodige vertraging, en in elk geval zo snel dat jij je eigen meldplicht van 72 uur kunt nakomen. We melden wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen — ook als nog niet alles bekend is.
8. Rechten van betrokkenen
Vraagt een klant of medewerker van jou om inzage, correctie of verwijdering, dan kun je dat zelf in Kantex uitvoeren. Lukt dat niet, dan helpen we je binnen een redelijke termijn, zonder extra kosten.
9. Audit
Je mag één keer per jaar laten controleren of we ons aan deze overeenkomst houden, op eigen kosten en na redelijke aankondiging. We werken daaraan mee en leveren de informatie die daarvoor nodig is.
10. Einde en teruggave
Eindigt de overeenkomst, dan kun je tot 30 dagen daarna een volledige export van je gegevens opvragen. Daarna verwijderen we ze uit de actieve omgeving en, binnen de bewaartermijn van de back-ups, ook daaruit. We bewaren alleen wat we wettelijk moeten bewaren.
11. Verhouding tot de voorwaarden
Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden. Spreken de twee elkaar tegen op het punt van persoonsgegevens, dan geldt deze verwerkersovereenkomst.